Projektų valdymo sistemų kūrimas

Projektų valdymo ypatumai

Projektų valdymas dažnai asocijuojasi su projektų vadovu ar net visu projektų valdymo skyriumi (vadovas, koordinatoriai, asistentai), kuriam(-iems) tenka ne tik atlikti daugybę darbų, susijusių su projektų etapais, bet ir nuolatos nežmoniškai daug bendrauti, o visą informaciją išlaikyti galvoje (bent jau didžiąją dalį, jei tai įmanoma).

Be to, projektų vadovas yra kaip tarpininkas tarp klientų, specialistų, administracijos ir dažnokai tenka suvaldyti itin sudėtingas situacijas, kad kiekvienas jų liktų patenkintas, o svarbiausia, jog projektas būtų įgyvendintas laiku ir kokybiškai.

Projektų gausybė, begalinis darbų organizavimas, jų perkvalifikavimas ir planų kaita, nuolatinė įtampa dėl „deadline`ų“, klientų užgaidos, administracijos priekaištai, taip pat specialistų (nuolatinių darbuotojų ir „frilancerių“) kaprizai. Kaip visa tai aprėpti ir „nesusprogti“ bei išlikti ramiam? Ar tai įmanoma ir kaip tai padaryti?

Būti ramiu, maloniai šypsotis ir viską efektyviai kontroliuoti įmanoma tik su projektų valdymo sistema, kuri pritaikyta atitinkamai projektų sferai (pvz., IT, statybos, reklama,…).

Projektų valdymas su projektų valdymo sistema

Projektų valdymo sistema – prisitaikanti prie projektų sferos ir suaktyvinanti bei pagreitinanti visų darbų procesus.

Esminiai privalumai.

Projektų įgyvendinimo būsena.
Projekto etapo procesas (pagal laiką, darbų apimtis, atliekamas užduotis).
Kliento elgsena, dėl ko gali pakisti ar sustoti projekto įgyvendinimas (neapmokėta, laukiama apmokėjimo, nauji poreikiai ir kt.)
Bendras vaizdas.
Matoma bendra situacija ir kiekvienas projektas atskirai. Dėl ko galima greičiau priimti sprendimus bendraujant su komanda ir skirstant užduotis. Savo laiku atlikti veiksmai daro didelę tiesioginę įtaką sėkmingam projekto įgyvendinimui.

Viskas viename.
Projektai ir su jais susiję kontaktai bei informacija vienoje vietoje. Svarbiausia, kad joks klientas nebus užmirštas, o prireikus, sistema primins apie klientą. Pvz., su kuriuo klientu reikia pakalbėti telefonu ar susitikti.

Užduotys (task`ai).
Formuluotės, užduočių vykdymo būsenos, statistika, laikmatis. Darbuotojai dirba ir stebi savo progresą, o Jūs skirstote užduotis, stebite ir kontroliuojate. Pritaikoma net tiems, kurie dirba grupėmis-mobiliomis komandomis.

Išmanusis kalendorius.
Viskas, ko reikia atsižvelgiant į datą: kontaktai, projektai, užduotys, deadline`ai. Ir tai jokiu būdu neapkrauna ekrano, nes rodo tik tai, kas būtina Jums atitinkamu momentu.

Komunikacija su klientais.
Bendraukite su klientais čia ir dabar, nes nereiks kiekvieną kartą galvoti, ką atrašyti – juk yra jau paruošti atsakymai. Be to, čia dar matyti bendradarbiavimo veiklos istorija. Ir, žinoma, čia visa informacija, kuri susijusi su Jūsų klientais – telefonų numeriai, adresai, el. paštai ir kt. Tad projektų valdymo sistema neleis Jūsų klientams laukti, o Jums neleis prarasti motyvacijos bendravimui su klientais.
Žvelkite į ateitį.
Komunikuokite su savo potencialiais klientais čia pat, nelaukiant! Todėl, kad galite patogiai planuotis ateities darbus, lengvai sudaryti grafikus, kad turėtumėte aiškią bendradarbiavimo viziją.

Ir dar daugiau: pardavimai ir jų prognozės, archyvavimas, kontrolė, išmani informacijos paieška ir t.t.

Kodėl verta naudotis projektų valdymo sistema?

Laikas. Sutaupysite laiko ir daugiau jokios gaišaties.
Kruopštumas. Užmirškite, kas yra painiava ir pasimetę dokumentai.
Visiška automatizacija. Rankinis darbas liks praeityje.
Nuolatinis veiksmas. Darbai vykdomi be stabdžių ir be kliūčių.
„Ranka ant pulso“. Stebėkite telefone ir kontroliuokite, net jei Jūs prie jūros.
Nebijokite, kad darbuotojai ar Jūs ką nors užmiršite padaryti, nes neatliktos užduotys primins apie save.

Projektų valdymo sistema iš tiesų galingas įrankis, turintis savyje reikiamus modulius (galintis turėti ir daugiau), kurie dar labiau pagreitina projektų įgyvendinimą. Tai moduliai, kurie skirti atitinkamoms sritims valdyti: dokumentų organizavimas (ataskaitos, sutartys ir kt.); darbuotojai; klientai; konkursai, akcijos; pasiūlymai ir pardavimai; užsakymai; resursai; sandėlis; užduotys ir priminimai; finansų ir laiko apskaita;…

Projektų valdymo sistemų kūrimas, įdiegimas ir kaina

Dėl projektų valdymo sistemos net nereikia dvejoti, nes tai būtinas įrankis. Tačiau jei vis dar dvejojate – galime išsklaidyti abejones ir, kartu su Jumis atlikti poreikių analizę – išsiaiškinti, kokia projektų valdymo sistema ir su kokiais moduliais yra reikalinga Jūsų vykdomai veiklai. Kai tik pasirašoma sutartis – vykdome projektų valdymo sistemos kūrimą, testavimą, o po to ir įdiegimo darbus. Prireikus galimi apmokymai. Taip pat yra sistemos palaikymas, o esant būtinybei, sistemos atnaujinimas – tobulinimas (pvz., jei prireikia pridėti dar vieną modulį).

Kadangi projektų valdymo sistema kuriama individualiai kiekvienai įmonei, tai iš tiesų sudėtinga pateikti vieną kainą, nes ji priklauso nuo poreikių ir kitų veiksnių. Be to, norint sužinoti gyvai, kas yra projektų valdymo sistema – galima išbandyti sistemą net 30 dienų. Tik joje tikrai nebus visko, ko reikia būtent Jūsų įmonei.

Projektų valdymo sistema

Patogu | Funkcionalu | Greita

Palengvinkite savo darbinį gyvenimą – užsakykite projektų valdymo sistemos kūrimą jau dabar ir džiaukitės efektyviu projektų valdymu nuo pat įdiegimo pradžios. Rezultatyvumą užtikrins intuityvus ir paprastas naudojimas, tik Jūsų projektams pritaikytas ypatingas funkcionalumas ir žaismingai įdomi išvaizda. Siekite dirbti mažiau, o gauti daugiau!